Eine ordnungsgemäße Rechnung ist keine Formalität, sondern Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und eine rechtssichere Buchführung. § 14 UStG definiert klar, welche Pflichtangaben zwingend enthalten sein müssen. Bereits kleine formale Fehler können steuerliche Nachteile oder unnötige Diskussionen mit dem Finanzamt nach sich ziehen. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 rücken zudem strukturierte Prozesse und sorgfältige Prüfung noch stärker in den Fokus.
Die Pflichtangaben sind:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Laufende Nummerierung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeteilt
- Den anzuwendenden Steuersatz oder Hinweis auf anzuwendende Steuerbefreiung
- Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen aber auch noch in einem anderen Format (Papier oder digital) versandt werden. Für Unternehmen mit einem Jahresgesamtumsatz von 800.00 € verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.
Ungenaue oder unvollständige Rechnungen können nicht nur zu Zahlungsstreitigkeiten mit dem Kunden führen sondern sind auch eine Quelle für Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Das gilt sowohl auf Seiten des Rechnungsausstellers, als auch für den Rechnungsempfänger. Die Rechnungen sollten deshalb auf Fehler oder fehlende Angaben vor dem Absenden überprüft werden. Das ist umso wichtiger geworden, da E-Rechnungen mit einem Klick versandt werden können. Die Berechnun-gen, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise und Steuern sollten auf Richtigkeit überprüft werden. Eine klare Bezeichnung der erbrachten Waren und Dienstleistungen sollte Standard sein. Allgemeine Formulierungen sind unbedingt zu vermeiden.
Rechnungen müssen sowohl formal als auch inhaltlich korrekt sein. Unvollständige Angaben, unklare Leistungsbeschreibungen oder fehlerhafte Berechnungen können steuerliche Risiken und Liquiditätsprobleme verursachen.