Nach Anschaffung eines Firmenwagens steht jeder Unternehmer vor der Frage, ob ein Fahrtenbuch geführt werden muss oder ob es steuerlich günstiger ist, die eventuelle Privatnutzung nach der sogenannten 1%-Regel zu versteuern.
Die einfachere Methode ist die 1%-Regelung. Es wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt, unabhängig vom tatsächlichen privaten Nutzungsumfang des Fahrzeugs. Dazu kommt ein Zuschlag von 0,03 % pro Kilometer einfacher Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Die 1%-Regel darf nur angewandt werden, wenn das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Das bedeutet, dass es zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. In Grenzfällen empfiehlt sich ein Fahrtenbuch für einen repräsentativen Zeitraum zu führen.
Das Fahrtenbuch ist die aufwendigere Methode, bei der alle Fahrten vollständig aufgezeichnet werden müssen. Der geldwerte Vorteil wird auf Basis des mit dem Fahrtenbuch ermittelten privaten Nutzungsanteils berechnet.
Wird ein neuwertiges Fahrzeug angeschafft, so kann die 1%-Regel günstiger sein, wenn der private Nutzungsanteil 25/30% oder mehr beträgt. Ist der private Nutzungsanteil größer als 50%, ist zwingend die Fahrtenbuchmethode zu wählen.
Ist der private Nutzungsanteil kleiner als 25/30% empfiehlt sich meist ein Fahrtenbuch.
Wird ein gebrauchtes Fahrzeug angeschafft, das nur geringe Anschaffungskosten und damit nur wenig Abschreibung auslöst, dann empfiehlt sich meist ebenfalls die Fahrtenbuchmethode.
In jedem Fall sollten die beiden Methoden durch eine Kontrollrechnung der tatsächlichen Kfz-Kosten mit dem ihnen gegenüber anzusetzenden geldwerten Vorteil verglichen werden.
Liegt der Anteil der betrieblichen Nutzung des Kfz zwischen 10 % und 50 % dann ist das Kfz ein sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen. Hier kann der Unternehmer selbst wählen, ob er das Fahrzeug in das Betriebsvermögen einlegt oder nicht.
Insbesondere nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sollten sich in solchen Fällen dafür entscheiden, nur die betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen und dann den Kilometerpauschbetrag von 0,38 €/Km anzusetzen. Das erspart das vollständige Fahrtenbuch und reduziert damit das Fehlerrisiko und das Risiko, dass das Fahrtenbuch durch das Finanzamt nicht anerkannt wird.
Entscheidet sich der Unternehmer für das Fahrtenbuch, sollten die Fahrten entweder elektronisch oder wenn das Fahrtenbuch handschriftlich geführt wird, nach jeder Fahrt aufgezeichnet werden. Eine nachträgliche Erfassung, eventuell zur Vorbereitung der Steuererklärung, ist kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Meist schleichen sich bei einer nicht zeitnahen Aufzeichnung Fehler ein, die dazu führen, dass das Fahrtenbuch durch das Finanzamt verworfen werden kann. Das führt nicht nur zu Nachzahlungen, sondern dann war auch noch die ganze Arbeit mit dem meist ungeliebten Führen des Fahrtenbuchs umsonst.